Comparte con SharePoint, lo que necesites con compañeros, proveedores, clientes…

Microsoft SharePoint para Office 365.

¿Qué es SharePoint y para qué sirve?

SharePoint, plataforma de colaboración empresarial sólida y segura.

Un conjunto de herramientas que unidas sirven para almacenar, organizar, compartir y acceder a información desde cualquier dispositivo.

Cubre varios ámbitos, desde gestión de documentos y trabajo colaborativo, redes sociales, portales de intranet y aplicaciones de negocios. Todo lo que una organización compartiendo recursos necesita para sus flujos de trabajo.

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Acceso centralizado a los recursos de la empresa.

Almacena los datos de todos tus departamentos. Comparte de forma sencilla y segura. Añade noticias, encuestas, destacados…

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Integrado con el resto de aplicaciones.

Crea flujos de trabajo automatizados con PowerApps, por ejemplo: «cuando se cambie el docuemento A -> manda un correo a B». Integrado con Teams, Outlook, etc.

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Gestión documental avanzada y sencilla.

Administra quién puede acceder a qué recursos, con quién lo está compartiendo o cuando se modificó. Con historial de versiones, edición simultánea y mucho más.

Microsoft Share Point y tecnozero

Información centralizada

Todos los datos de la empresa centralizados.

Discos extraibles, sistemas de intercambio de archivos online, servidores, NAS, correo electrónico. ¿Dónde están los datos importantes de la empresa?

Unifica el acceso a los documentos de la empresa. Un único punto de referencia para todos los datos. Con seguridad integrada. Puedes dar acceso a quién necesites, de dentro o fuera de la empresa, por el tiempo que necesites. Además, sabrás quién modifica los archivos y cuando.

Flujos de trabajo

Crea tus propios flujos de trabajo.

¿Necesitas que cuando un empleado crea un documento, un responsable le dé el visto bueno? Crea de forma sencilla un flujo de trabajo como este. Puedes llevar la automatización tan lejos como necesites.

La integración con herramientas como Microsoft PowerApps es total. Crea, administra, supervisa y optimiza los flujos de trabajo que tu empresa utiliza en el día a día. Con la automatización de procesos puedes hacer mucho más, en menos tiempo.

Parte del ecosistema de Office 365

Tan sencillo como usar las herramientas habituales de Office.

Sin curva de aprendizaje para los usuarios. Tan solo tienes que indicarles como acceder a sus recursos de SharePoint y pueden utilizarlo desde el primer momento. Completamente integrado con las herramientas de Office 365 y ¿quién no conoce hoy en día las aplicaciones de Office?

Coautoría de documentos

Varios usuarios modificando un mismo documento a la vez.

¿Varios usuarios necesitan trabajar sobre un excel al mismo tiempo?. Ahora, es posible.

Puedes ver los cambios que se producen en tiempo real. Supervisar con quién se comparte la información de la empresa y acceder al historial de versiones.

Un gestor documental potente, sencillo y que no causa un trastorno al desarrollo de la actividad de tu empresa.

Haz copia de todo de forma sencilla

Servicio de copias de seguridad, opcional.

¿Sabías que en tecnozero implementamos un sistema de copias de seguridad para todo tu entorno de Office 365? Haz copia de todo los datos de tu empresa en Office 365 de forma sencilla, económica y segura.

Microsoft utiliza el modelo de responsabilidad compartida sobre los datos almacenados en Office 365. En tecnozero disponemos de un servicio de copias de seguridad para Office 365 que se integra de forma transparente. Copia todos los datos… de todos los usuarios.

Copia de seguridad de Office 365 →

Versiones Sharepoint

SharePoint Online. Es un servicio basado en la nube de Microsoft 365, para empresas de todos los tamaños.

Si nos suscribirnos a un plan de Office 365 (plan Empresa Essentials, E. Premium y planes Enterprise) ya incluyen sharepoint.

También podemos contratar un plan SharePoint Online independiente.

SharePoint Server. Para uso en local de Sharepoint (instalado en las oficinas del cliente). Sharepoint server 2019 incluye todas las características de SharePoint Foundation* y ofrece características y funcionalidades adicionales. Por ejemplo: administración de contenido empresarial, inteligencia empresarial, búsqueda empresarial, sitios personales y suministro de noticias. Se licencia por servidor y por CAL.

*SharePoint Foundation es una edición gratuita de SharePoint. Esta edición incluía la mayor parte de las funcionalidades de las ediciones comerciales de SharePoint sin tener que adquirir la licencia comercial. La versión 2013 es la última disponible, la del 2016 ya no fue publicada.

Acceso a Sharepoint

Si eres usuario de Office 365 desde el iniciador de aplicaciones, haz clic en SharePoint. Desde SharePoint Server, en la barra superior pincha en Sitios para acceder a tus sitios de grupo.

También tienes disponibles listas y bibliotecas con la información que haya compartido tu equipo de trabajo.

Sharepoint creada para hacer a tu empresa más eficiente.

Sharepoint proporciona un espacio seguro y de colaboración en el que almacenar, organizar y compartir documentos y archivos.

Los usuarios pueden acceder a la información desde cualquier dispositivo, ejecutando la aplicación desde un portal de intranet, extranet y diversos sitios web. También desde la aplicación móvil de sharepoint.

Hay que pensar en SharePoint como una plataforma centralizada en la que los grupos de trabajo pueden colaborar, optimizar la gestión de datos y mejorar la eficacia.

Ve mucho más alla del correo electrónico al utilizar los servicios de Microsoft 365.

Preguntas frecuentes de Sharepoint 365

Estas son algunas de las consultas que nos plantean nuesros clientes, de forma más frecuente.
Si aun así, tienes dudas, contacta con nosotros y estaremos encantados de asesorarte en lo que necesites.

¿Puedo usar Sharepoint como repositorio de documentos?

Sí. Una de las funcionalidades principales de Sharepoint es la de servir como repositorio de documentos centralizado para toda la empresa.

Es tan sencillo como crear un sitio dentro de Sharepoint. Dentro del menú de la derecha tienes la opción de «documentos». Aquí, puedes comenzar a guardar todos los archivos que quieres que compartan ese grupo de usuarios.

Es decir, los miembros que tienen permisos de acceso a ese sitio, podrán colaborar con ese repositorio de documentos. Por supuesto, puedes asignar permisos y compartirlo con otros. Tanto si son miembros de la empresa como si son ajenos a la misma

¿Puedo utilizar sharepoint como intranet?

Sí. Microsoft Share Point es mucho más que simplemente compartir documentos y archivos.

Cuando creas un nuevo sitio dentro del portal pueden integrar chats, Teams, encuestas, destacados, noticias… y por supuesto archivos. Todo está pensado para colaborar y mantiene una forma de trabajar muy sencilla.

¿Puedo usar Sharepoint como unidad de red?

Sí. Es muy sencillo.

Se utiliza el protocolo Webdav para hacerlo.

Únicamente tienes que ir dentro del portal a la ubicación a la que deseas acceder:

Sitios > El sitio que necesites > Documentos

Ahí copia la URL de tu navegador.

Ahora necesitas abrir esa URL en Internet Explorer (sí, has leído bien… Internet Explorer). Debes añadirlo a la zona de seguridad de «sitios de confianza».

También debe estar habilitado el inicio de sesión automático. Es decir cuando trates de acceder con este navegador (no con Edge, tiene que ser IE) te va a solicitar las credenciales de tu cuenta de Office 365. Tienes que indicarle que recuerde la ocntraseña y que inicie sesión automáticamente.

Una vez haya hecho todo esto, desde el explorador de windows añade una nueva unidad de red. Como destino de esa unidad pega la dirección (URL) que copiaste inicialmente.

Se creará una nueva unidad de red en tu equipo y podrás ver los archivos de Sharepoint directamente desde el explorador. Funciona como si se tratase de culquier otra unidad. Lógicamente con algo más de retardo, pues te está mostrando directamente el contenido que tienes almacenado en la nube.

¿Por que usar Sharepoint?

Se trata de una herramienta muy potente integrada dentro de Office 365. Los usuarios de la empresa pueden acceder a un punto común desde el que gestionar toda la información del negocio.

Guarda en un único sitio los documentos, mantén informado a los usuarios con noticias, crea encuestas, comparte archivos con los proveedores…

Todo lo que puedas necesitar para gestionar tu negocio y con un uso realmente sencillo e intuitivo.

No solo está al alcance de las empresas más grandes. Las pequeñas compañías pueden sacar incluso mayor beneficio de este sistema. Puedes compartir lo que necesites con quien necesites, sin la necesidad de contar con servidores dedicados o aumentar la complejidad de tu infraestructura de sistemas.

¿Donde encuentro el sharepoint?

Para acceder a los servicios de Share Point simplemente accede a office.com e introduce tu usuario y contraseña de Office 365

Una vez hayas iniciado sesión, en la parte superior izquierda puedes ver unos puntos. Al pinchar sobre ellos te muestra todas las herramientas de Office 365 que están disponibles para tu cuenta.

Las herramientas que puedes ver, cambian en función de la licencia que tienes asignada.

Entre las aplicaciones podrás encontrar el icono de Sharepoint que te lleva a la herramienta.

¿Es lo mismo que OneDrive?

No. Son dos herramientas distintas y con objetivos distintos.

Si bien en ambas puedes almacenar ficheros y compartirlos, tienen un enfoque diferente.

OneDrive es un espacio de almacenamiento pensado sobre todo para un uso personal. Es como un disco duro en la nube donde los usuarios, de forma individual, guardan sus archivos, tal y como lo harían en cualquier otro dispositivo, como pueda ser una memoria USB.

Habitualmente se usa para guardar los archivos personales o que son útiles para ese usuario.

Sharepoint en cambio está pensado para dar servicio a los trabajadores de una empresa. Se utiliza como repositorio de documentos y archivos. Cada usuario podrá acceder a los recursos en base a los permisos que le hayan asignado de forma previa.

Además, incorpora muchas otras funcionalidades como encuestas, noticias, automatización de procesos, listas, integración con Teams y muchas otras.

Resumiendo: OneDrive es más parecido a servicios de almacenamiento tipo Dropbox, mientras que Share Point es un entorno de colaboración que integra muchas herramientas y entre ellas, también está la de almacenar archivos.