Office 365 vs licencia office 2016 ¿cuál elegir?

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Microsoft, como casi todos los fabricantes, nos ofrece sus licencias de producto en dos variantes.

• Pago por uso: Office 365.
• Licencia en compra: Office 2016.

Mientras que la licencia perpetua consiste en adquirir la licencia y tenerla en propiedad para siempre. El pago por uso es mucho más flexible y permite adaptar el gasto, al uso que hacemos realmente del producto.

Vamos a ver en detalle cada una de las licencias de Office disponibles. Sus ventajas e inconvenientes y en que pueden beneficiar a nuestra empresa.

Licencia Microsoft Office 365

Es la versión de pago por uso de Microsoft.

A cambio de una cuota mensual, accedemos a los servicios contratados. Si tenemos más usuarios pagamos más y si tenemos menos usuarios, pagamos menos.

Ventajas del pago por uso en Office 365

Los productos que utilizas siempre están actualizados.

Al acceder a la cuenta de usuario dispondrás de la última versión de Word, Excel, etc. Dependiendo del plan contratado, podrás instalar office 2016 en tu equipo.

Se acabó usar un Office 2003 en el año 2023. Si aparece una nueva versión en el mercado, podrás utilizarla sin tener que volver a comprar nuevas licencias.

Actualizaciones de producto, nuevas funcionalidades e incluso nuevos desarrollos se incluyen de forma predeterminada con cada licencia en pago por uso.

Microsoft proporciona una experiencia de usuario unificada. Esto quiere decir que, puedes utilizar los programas de Office desde cualquier dispositivo y en todos tendrá la misma interfaz. Por supuesto cada uno de ellos con sus peculiaridades de uso, pero bajo un mismo aspecto.

Podrás crear un documento en tu ordenador de escritorio, modificarlo en el portátil y darle los últimos toques desde tu teléfono móvil.

Office 365 incorpora herramientas muy potentes para la colaboración y la comunicación con el resto de miembros de tu grupo. Desde multi-conferencia hasta edición de documentos de forma simultánea, almacenamiento compartido, redes sociales internas y un larguísimo etc.

Al tratarse de un sistema de pago por uso, sabes que únicamente tendrá un coste lo que realmente estés usando en cada momento. Evitas pagar por recursos que no vas a utilizar y que se convierten en malas inversiones.

Al ser un pago mensual, es mucho más asequible y no está sujeto a grandes inversiones iniciales.

Desventajas de Office 365

Necesitas una conexión a Internet para poder experimentar todo su potencial. No hay duda de que la conexión a Internet es totalmente imprescindible en las modalidades 100% web. En estos casos si no hay conexión, no funciona. Pero incluso en las que permiten la instalación de las versiones de escritorio (si contratas por ejemplo Office 365 Business Premium puedes instalar gratis Office 2016 en tu equipo) sin una conexión a Internet no obtendrás el verdadero potencial de la aplicación.

Características de Office 365

Microsoft ha apostado firmemente por su producto de pago por uso en contraposición a las licencias perpetuas. Por una suscripción el usuario puede utilizar las herramientas de Office más conocidas. Las tendrá siempre actualizadas e incluso acceder a otras aplicaciones que hasta ahora no estaban al alcance de las pequeñas empresas.

Las licencias de Office 365 se establecen por usuario en lugar de por máquina. Un usuario se identifica mediante su cuenta de correo y contraseña personalizada que le da acceso a:

• Su entorno de Office, desde el que puede ver las aplicaciones que tiene habilitadas para su cuenta. Se puede administrar cualquier aspecto del servicio contratado.
• Descarga de los instaladores (en caso de que el plan incluya la instalación offline) a las últimas versiones disponibles
• Correo corporativo de hasta 50GB de almacenamiento por buzón
• Almacenamiento privado y compartido con el resto de miembros de la empresa con hasta 1TB de capacidad por usuario mediante OneDrive
• Videoconferencia y llamadas empresariales mediante Skype for Business.
• Mucho más…

Lo más destacable de este producto es que al ser un licenciamiento por usuario y no por equipo, una misma persona puede utilizarlo en todos sus dispositivos usando una única cuenta / licencia.

Por ejemplo un empleado puede usar su licencia de Office 365 para su ordenador de la oficina. Usarlo en el portátil del trabajo, su portátil de casa, el móvil del trabajo y su tablet particular. usaría office desde todos los dispositivos y únicamente estaría pagando una cuenta al mes. Microsoft te permite instalar Office 365 en 5 ordenadores, 5 tablets y 5 smartphones por cada cuenta.

El otro aspecto clave es el de la co-autoría y la colaboración entre todos los miembros del equipo. Los usuarios pueden editar incluso de forma simultánea los documentos. Además pueden compartir ficheros, entablar chats, realizar videoconferencias, acceder a CRMs empresariales o consultar los dashboards de BI (Business Intelligence) desde cualquier dispositivo en cualquier lugar.

Por supuesto el producto cumple con las normativas en lo referente a la protección de datos y la información de los usuarios se almacena en servidores alojados en países miembros de la Comunidad Europea (Austria, Finlandia, Irlanda y Países Bajos).

Licencia Office 2016

Corresponde al licenciamiento tradicional del software.

Compramos una licencia office 2016, que nos da derecho a instalarla en un equipo y usarla de forma indefinida.

Si queremos instalarla en más equipos, tenemos que adquirir más licencias e igualmente si aparecen nuevas versiones del producto, deberemos actualizar nuestras licencias o adquirir unas nuevas en función de que sea más rentable (y si se pueden actualizar o no).

Ventajas de la licencia perpetua de Office 2016

Al adquirir el producto y hacer un único pago, podemos conocer y planificar los costes que nos va a suponer.

Realizamos las actualizaciones de producto según la necesidad. Si un equipo realiza tareas concretas y no usa funcionalidades avanzadas, es posible que no necesite migrar de una versión a otra de Office, simplemente porque no va a sacar ningún beneficio de las nuevas prestaciones.

Desventajas de la licencia perpetua de Office 2016

Hay que realizar una fuerte inversión inicial para la instalación del producto. Las licencias de Office pueden tener un precio bastante elevado, que multiplicado por el número de usuarios de la empresa, representa un desembolso bastante importante.

Al no acceder a actualizaciones o tener que actualizar las licencias contratadas (con su consiguiente coste) los sistemas no se actualizan todo lo que deben y por lo tanto tienen desventajas competitivas frente a aquellos usuarios que si tienen sus aplicaciones al día.

No están accesibles características avanzadas como Business Intelliegence y acceso a herramientas de colaboración muy potentes que permiten acceder a recursos empresariales y dinamizar todo el negocio.

Son licencias personales por lo que carecemos de todos los elementos de colaboración entre los usuarios de la empresa. Documentos compartidos, almacenamiento en correo corporativo, redes sociales, videoconferencia profesional, redes sociales internas…

Las instalaciones son por equipo. Si queremos utilizar Office 2016 en el ordenador de casa y en el de la oficina, necesitamos comprar 2 licencias.

Características de Office 2016

Office 2016 corresponde al modelo tradicional de licenciamiento de Microsoft. Se trata de la más conocida plataforma de ofimática del mercado para su uso offline. Por tanto prescinde de todas las prestaciones online de su hermano «Office 365»

Si bien Office 2016 incorpora cientos de pequeñas mejoras se puede definir mejor como una revisión y mejora de Office 2013. Respecto a la versión anterior no incorpora grandes cambios, como si hubo en su día en la transición de Office 2010 a Office 2013.

Continua en la misma línea de producto, optimizando el funcionamiento de las aplicaciones tradicionales de Office. Por supuesto se trata de la suite de ofimática más implementada en el mercado y que forma parte de cualquier empresa.

Office 365 vs Office 2016, ¿quién es el vencedor?

En este caso el claro vencedor del enfrentamiento es Office 365.

Y no porque lo digamos nosotros, el propio Microsoft hace una apuesta total por su producto estrella y por un cambio en la forma en la que se usan sus productos. Cada vez con mayor rapidez está dejando atrás los licenciamientos rígidos de sus programas y adaptándolos a un pago por uso total.

Las empresas tienen a su alcance recursos, en función de sus necesidades, a los que hace muy poco tiempo no podían acceder. Sin preocuparse por los costes iniciales, por realizar malas inversiones que no fueran a retornar un valor real o por no dimensionar bien los productos y tener que asumir cambios complejos.

Si quieres más información de estos productos o de alguna característica de los mismos, estaremos encantados de ayudarte en lo que necesites.

Office 365 vs Office 2016 ¿qué los diferencia?

Office 365 funciona en modo pago por uso y engloba todos los aplicativos necesarios en una empresa: Word, Excel, Powerpoint, Outlook, alojamiento de correo, comunicación empresarial y mucho más. Incluye las aplicaciones de Office actualizadas. Está diseñado para facilitarnos el trabajo, cada usuario puede estar conectado desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y esté donde esté.

Office 2016 se compra una sola vez, se trata de una licencia perpetua que incluye las aplicaciones clásicas como Word, Excel, Porwerpoint, Outlook para Pc o Mac, pero no incluye ninguno de los servicios que vienen con una suscripción a Office 36 (p.e. almacenamiento y uso compartido de archivos con One Drive, Skype empresarial, etc). Además no existe opción a actualizar a una versión que sea más reciente, de modo que si queremos actualizarnos tendremos que pagar su precio íntegro.

Las principales diferencias entre ambos modelos las tenéis disponibles en este resumen:

*** En escenarios compartidos de Terminal Server es necesario la versión Proplus, ya sea en licencia perpetua o en Office 365.

¿Quieres saber más? Te invitamos a contactar con nosotros para recibir asesoramiento especializado y asistencia para encontrar el Office 365 adecuado a las necesidades concretas de tu negocio. ¡Te esperamos!