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Control, Vigilancia y Monitorización de Ordenadores de empleados, cada vez más demandado por la empresa.

 

Existen varios motivos por los que un empresario busca controlar los dispositivos de sus trabajadores durante el horario laboral. Además la demanda de este tipo de programas ha ido en aumento en los últimos años. Vamos a ver por qué es útil para la empresa:

  • Con el auge del teletrabajo los responsables de negocio, directores de recursos humanos, y administradores de TI tienen que enfrentarse a un nuevo reto: que es el garantizar que sus empleados mantengan la productividad. En la mayoría de los casos, para conseguir esto se recurre a herramientas de monitorización y vigilancia (software conocido como ‘bossware’). Los programas de este tipo nos sirven para detectar problemas de productividad, que es evidente que existen: p.e. en la encuesta llevada a cabo recientemente por Digital.com a 1250 empleadores estadounidenses, señalan que entre los empleados cuya actividad está siendo vigilada, el 53% dedica 3 o más horas al día a actividades no laborales (ésto representa aprox. el 37,5% de su jornada laboral)
  • Proteger la propiedad intelectual (Know how, Bases de datos de clientes) que es vital para la empresa.
  • Conocer los accesos a la información, quién envía, modifica o elimina documentos de la empresa.
  • Encontrar empleados desleales y detectar fugas de información.
  • Protección ante posibles demandas. A veces es necesario documentar lo que hace un empleado y así obtener pruebas en caso de litigio.
  • Protección frente a ciberataques, como el ransomware.

Podemos ver el uso que hacen los usuarios de los ordenadores, aumentar la productividad de los empleados, y hacer que crezca la rentabilidad de la empresa

Acciones específicas que podemos realizar con el software de monitoriacion y vigilancia de empleados

 

Medición de la productividad del empleado

Avisa a los administradores en caso de cambios en el rendimiento del empleado y su productividad. Tomando nota del tiempo de inactividad o cuánto tiempo permanece abierta una aplicación o software.

Registro de pulsaciones de teclas

El programa rastrea cada tecla que pulsa un usuario durante una sesión. Aparecen registros con fecha y hora, junto la aplicación y el archivo o navegador se utilizó.

Grabación de las actividades online

Que principalmente recaban información sobre el historial web, las aplicaciones utilizadas, etc)

La supervisión de páginas web registra los sitios web que visita un empleado en horario laboral, incluyendo la fecha y la hora detalladas. Con el software de monitorización podemos seleccionar las categoría permitidas y filtrarlas por palabras clave.

Con la monitorizacion de aplicaciones, vemos si un usuario está utilizando programas que no están relacionados con el trabajo, incluyendo fechas, horarios y tiempo de uso. Algunos programas también proporcionan capturas de pantalla o grabaciones de dicha actividad.

El software de monitorización y vigilancia de empleados nos permite conocer a qué información se accede y en qué momento.

Monitorización de chats y redes sociales

Las conversaciones con fecha y hora muestran dónde tuvo lugar el chat, quién participó y el contenido del mismo.

Capturas de pantalla

Muchas soluciones de software de monitorización de empleados incluyen capturas de pantalla periódicas para que los administradores puedan ver la actividad de los empleados en un momento dado.

Acceso a la cámara web

Los administradores pueden encender la cámara web de los usuarios para ver si está utilizando su ordenador. Algunos programas incluso toman fotografías o vídeos del trabajador con la webcam.

Tarjetas de acceso con GPS

Algunos programas rastrean la ubicación en tiempo real de los empleados.

Optimización del uso de licencias

Podemos descubrir las aplicaciones que no se están utilizando activamente y priorizar los recursos. 

Es vital que los datos importantes queden dentro de la empresa. Por ello para prevenir pérdidas o filtraciones de datos (sean accidentales o intencionadas), lo más habitual es monitorizar el correo electrónico, los dispositivos extraíbles, y multitud de canales por los que pueda salir información confidencial.

Monitorización del correo electrónico

Se registran todos emails entrantes y salientes (siempre respetando la privacidad de los empleados). Se clasifican los emails y los adjuntos con datos sensibles por medio de una inspección de contenido. Podremos saber dónde se han enviado los archivos con información sensible y garantizar que la información protegida no se envía a la cuenta de correo equivocada.

Control de dispositivos

Para ver si se conectaron dispositivos extraíbles a los equipos, qué archivos se descargaron, etc. Para evitar la fuga de datos podemos autorizar sólo la conexión de ciertos dispositivos o bloquearlos todos. Tambien se puede limitar el uso de las impresoras.

Cifrado

Se cifran los datos de los equipos portátiles y dispositivos USB que se pierden para evitar el acceso a información confidencial.

Creación de Informes personalizados

En la medida de lo posible optaremos por aquella solución que nos permita crear informes personalizados en base a nuestras preferencias.
P.e. Algunos informes comparan la actividad de los empleados y el tiempo de inactividad, otros el trabajo productivo vs improductivo. Entrando más en detalle podemos ver el tiempo que los usuarios utilizaron algunas páginas web o aplicaciones…

Software de monitorización y vigilancia de empleados ¿Es legal en España?

 

¿Podemos usar este tipo de software? La justicia española sí que avala el uso de programas de monitorización y vigilancia de los empleados. Siempre y cuando se realice de forma correcta y cumplamos con estos requisitos:

  • Como empresa sólo podemos acceder a aquellos dispositivos que pongamos a disposición del trabajador.No se puede vigilar la actividad del usuario si éste utiliza dispositivos personales, en cuyo caso simplemente podremos hacer uso de algunas herramientas de control como el del registro de la jornada de trabajo.
  • Debemos informar previamente sobre el uso de dichos programas: para que sea legal es necesario informar a los empleados sobre su instalación, funcionamiento y el tipo de datos que vamos a recoger.
  • Las medidas de control deben ser justificadas, necesarias y proporcionales. Debemos evitar entrar en contenidos personales o en caso contrario podemos violar el derecho a la intimidad y el derecho al secreto de las comunicaciones del empleado (ver sentencia Barbulescu).