Razones para hacer copia de seguridad de Office 365

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¿Es necesaria la copia de seguridad de Office 365?

Hoy en dia se ha consolidado la virtualización y el cloud. Cada vez es más habitual que empresas de todos los tamaños decidan mover sus cargas de trabajo a la nube pública (Azure, AWS o Google Cloud Platform).

Nos centraremos en aquellas empresas que han migrado su sistema a Office 365 y que tienen la necesidad de securizar al máximo los datos que se encuentran dentro de esta suite de productividad.

Muchos usuarios que utilizan O365 piensan que Microsoft les ofrece una seguridad suficiente y que no necesitan los mismos procedimientos de seguridad que en local. Otros creen que Microsoft hace backup de los datos.

Hay bastante confusión a este respecto, pero además…

¿Sabías que Microsoft tiene un descargo de responsabilidad por la pérdida de datos en sus términos de servicio ?

Aseguran la disponibilidad de los datos a través de su copia de seguridad y restauración, pero ésta se limita a situaciones como desastres naturales o catástrofes.

Y ¿qué sucede en caso de eliminaciones accidentales, ataques de ransomware o interrupciones?

¿Puedes asumir la falta de disponibilidad o la pérdida de datos críticos, como hojas de cálculo financieras, correos electrónicos de los clientes, planes de marketing y contactos de ventas, que constituyen la base de tu negocio?

Es cierto que Microsoft ofrece una plataforma muy segura para trabajar, pero cuenta con unas funciones básicas que hemos de tener en cuenta. Una de ellas es la capacidad limitada de recuperar correos o datos borrados o modificados accidentalmente.

¿Sabías que Microsoft sólo garantizará el 90 % de sus datos durante 30 días? ¿Es suficiente para ti?

Recuerda que los proveedores de software como servicio (SaaS), como Microsoft Office 365, asumen la responsabilidad tanto del tiempo de actividad de la aplicación como de la infraestructura crítica. Sin embargo, sigue siendo responsabilidad del cliente gestionar y proteger sus datos.

A continuación, describimos brevemente algunas de las causas comunes de la pérdida de datos en Office 365 y por qué es crucial hacer una copia de seguridad de Office 365:

Razones para hacer copia de seguridad de Office 365

Factor humano

Cualquiera de los usuarios puede sobrescribir o borrar datos críticos accidentalmente. Ésto que puede sonar como algo anecdótico es una situación habitual:

Un usuario recibe una notificación por quedarse sin espacio, y decide eliminar los documentos que son antiguos o que parecen menos importantes. También elimina correos antiguos que contienen archivos adjuntos críticos. Este tipo de datos podría perderse para siempre, a menos que tengamos una copia de seguridad de los datos de Office 365.

Varios empleados han estado trabajando sobre el mismo presupuesto en excel. Entonces nos damos cuenta que necesitamos comenzar de nuevo y acceder al documento original.

¿Qué harías? ¿Llamar a Microsoft? Lo único que te dirían es que no pueden retroceder en el tiempo y restaurar la versión anterior. La papelera de reciclaje y el historial de versiones de Office 365 sólo permiten la recuperación de forma limitada.

En OneDrive tenemos la opción de revertir los datos a una versión anterior, pero sólo “todos los datos a la fecha y hora seleccionadas”.

Con una solución de copia de seguridad de Office 365 puedes recuperar el archivo original en cuestión de minutos.

Es decir, personalizar la restauración a un solo archivo en concreto en una versión anterior. También permite recuperar cualquier dato que se haya sobrescrito (incluidos los calendarios).

Ataques de phishing y ransomware

Abrimos un correo electrónico y hacemos clic en el enlace. Automáticamente se activa un virus. Ya es demasiado tarde… nuestros archivos se encriptan y nos piden dinero para recuperar los datos.

Todos hemos visto como en estos últimos años los ataques cibernéticos han afectado a empresas de todo el mundo.

Muchos de esos ataques están basados en Ingenieria Social y se cuelan en la empresa a través de correos electrónicos y archivos adjuntos.

Determinados ataques de phishing están específicamente dirigidos a usuarios de Office 365 y relacionados con el robo de credenciales.

Ten en cuenta que si tenemos OneDrive Sync Client configurado para sincronizarse en tiempo real, y nos infectarnos con malware, los archivos de la nube quedarían también afectados.

Por tanto, ¿qué sucede ante un caso de ransomware? Microsoft no nos garantiza la recuperación de los archivos. En el caso de hacerlo, nos puede llevar bastante tiempo (horas/días/semanas).

Una solución de copia de seguridad de Office 365 permite recuperar el archivo (o todos los archivos), en cuestión de minutos, tal y como era antes de que actuase el virus.

Empleados que dejan la empresa

Lo ideal sería que cuando un empleado deja la empresa, el administrador de TI hiciera una copia de seguridad de los datos de la cuenta de Office 365 y reutilizase la licencia para un nuevo usuario.

Una situación habitual si un empleado deja la empresa es desactivar su cuenta en Office 365 para ahorrar costes. Hay que tener en cuenta que al eliminar el usuario, el borrado se replica a través de la red junto con la eliminación del sitio SharePoint y los datos de OneDrive.

Un empleado deja la empresa y desactivamos su cuenta de Office 365. ¿Qué sucede si tenemos que recuperar un correo electrónico, una hoja de Excel o una presentación de la cuenta que dimos de baja?

¿Qué ocurre en este caso? Microsoft nos diría que una vez se desactivó la cuenta del empleado, los archivos se conservan durante 30 días y después se eliminan.

Con una solución de copia de seguridad de Office 365 puedes buscar copias de seguridad a un nivel pormenorizado. Recuperar todos los archivos (incluidos los correos electrónicos) en cuestión de minutos.

Si un empleado se va y no queremos seguir pagando una cuota de suscripción sólo para almacenar su correo electrónico, es posible retener sus datos y sus emails y de acceder a ellos cuando sea necesario.

Si utilizas Sync Client para sincronizar tus datos en una ubicación diferente, puedes pensar que tienes suficiente. Pero el problema está en que no es posible restaurarla de nuevo en una cuenta de Office 365 con los mismos permisos de uso compartido.

Una solución de copia de seguridad de Office 365 si permite la restauración entre usuarios.

Empleados deshonestos

Un empleado deja la empresa, y descubrimos que antes de irse eliminó una parte de sus datos.

Los empleados descontentos pueden sabotear o eliminar datos y archivos críticos, A veces, para cuando se descubre el daño, puede ser demasiado tarde para revertirlo o recuperarlo.

Desde Microsoft te dirán que no pueden garantizar la recuperación de todos los archivos.Y en el caso de poder hacerlo nos llevará horas, días, semanas…

Una solución de copia de seguridad de Office 365, hace copias de varias versiones del mismo archivo, lo que facilita la restauración, y en cuestión de pocos minutos.

Dispositivos perdidos o robados

Algunas compañías, especialmente las pequeñas y medianas, tienen una política BYOD.

Ésto ahorra gastos en la oficina ya que permite que los empleados accedan a sus datos en cualquier lugar y en cualquier momento utilizando su propio dispositivo.

Pero esta práctica implica una serie de desafíos en materia de seguridad.

¿Qué sucede si sufrimos la pérdida o el robo de algún dispositivo? ¿Y si el empleado deja iniciada la sesión en las aplicaciones?

Podría darse un ataque por suplantación de identidad (phishing) o, lo que es peor, un acceso y eliminación total de los datos de usuario.

Con una solución de backup de Office 365 puedes acceder a los datos del usuario y restaurarlos en otro dispositivo o ubicación.

Brechas en la política de retención de los datos

¿Qué sucede si necesitamos conservar unos archivos a largo plazo por motivos de cumplimiento o normativa? ¿o hacer una restauración a un momento determinado o sólo de determinados elementos del buzón de correo de un usuario en concreto?

Office 365 posee políticas de backup y retención limitadas que pueden servirte en una situación muy concreta pero no se trata de solución integral de backup.

Con una solución de backup de Office 365, puedes almacenar tus datos basándote en políticas de retención a largo plazo.

La recuperación de datos es un proceso rápido y fiable. Es posible realizar una búsqueda de ficheros y seleccionar únicamente los necesarios a recuperar en lugar de recuperar todo el backup. También permite recuperación a un determinado punto en el tiempo, la restauración directa a SharePoint, ExchangeOnline ….

Juicios. Requisitos legales y de cumplimiento. Auditorías, etc

¿Qué hacemos si necesitamos recuperar de forma inesperada emails, archivos y otros tipos de datos para aportarlos en caso de litigio?

Microsoft ha creado la protección «Retención por juicio», una herramienta de e-Discovery para los buzones de correo.

Archiva de forma periódica los emails para evitar el borrado accidental y la modificación de los e-mails por parte de los usuarios. Pero no es una solución de backup fiable y válida.

Recordemos que la eliminación de una cuenta de usuario en local, afecta no sólo a los correos, sino también a los sitios de SharePoint y el OneDrive. Pone en riesgo la información crítica y nos expone al pago de multas si los datos internos o externos de clientes se ven afectados.

Por tanto:

La copia de Office 365 será una ayuda para las investigaciones y los esfuerzos de detección electrónica (e-Discovery), ya que hace copia no sólo de los correos, sino también calendarios, contactos, Sharepoint y OneDrive

Como responsable del tratamiento estamos obligados a cumplir con un plazo de retención a largo plazo

Una solución de Backup de Office 365 te ayuda a almacenar los datos por un mayor período de tiempo (plazos de retención 4, 5 años, o superiores…)

¿Necesitamos saber si un usuario ha visto un documento específico o ha purgado un elemento de su buzón?

Con la solución adecuada tienes acceso a informes en tiempo real de las copias de seguridad realizadas hasta ese momento, así como las recuperaciones realizadas, las exportaciones y registro de auditoría (sobre los patrones de comportamiento de los usuarios a Office 365).

Cortes en el servicio

Es raro que algo falle, pero no imposible…

Imaginemos que Microsoft sufre una interrupción del servicio y no podemos acceder a nuestros datos durante el tiempo de inactividad

Si tienes todos los datos en la nube de Microsoft, asume que de alguna forma te estás «casando» con ellos…A menos que estés preparado con una copia de seguridad de Office 365, los datos no estarán disponibles mientras dure la incidencia. ¿Estás dispuesto a correr ese riesgo?

La copia de los datos de Office 365 te garantiza tener los datos en cuestión de minutos. Además tendrás la información disponible si quieres migrar a otro tipo de proveedor en el futuro.

Consideraciones Finales

El cumplimiento de la normativa legal es uno de los factores clave por lo que es necesario hacer backup de Office 365.

Microsoft hace copias de seguridad de Office 365, pero sólo sirven para restaurar los servicios en caso de un desastre natural que efecte a sus centros de datos, y que pueda producir fallos de hardware, software, cortes de energía o errores del sistema operativo, etc.

La empresa es responsable de proteger sus datos de errores humanos, sistemas de trabajo mal configurados, hackers y virus. La copia de seguridad de los usuarios y los datos es responsabilidad nuestra por lo que es necesario ser proactivos y protegernos.

Ha llegado el momento de escoger una solución de respaldo que ofrezca acceso y control completo sobre los datos de Office 365. ¡Contacta con uno de nuestros asesores y nos pondremos en marcha de inmediato!