De la oficina tradicional al coworking

tecnozero / Blog / Oficinas modernas: coworking y aplicaciones en la nube

Hasta hace poco tiempo, al emprender una nueva aventura empresarial, debíamos afrontar una dura decisión: ¿donde voy a trabajar?

oficinas modernas y funcionales con un ambiente perfecto para el emprendimiento

No podemos negar que la ubicación de nuestro negocio, afecta directamente a los resultados y a nuestra situación profesional y laboral.

• Por un lado el estar cerca de casa y evitarnos largos trayectos a nuestro puesto de trabajo puede ser una idea muy atractiva, pero no siempre estaremos situados cerca de nuestros clientes o nuestro público objetivo.
• Y por otra parte, acceder a las oficinas con ubicaciones de primera línea, puede resultar prácticamente inalcanzable para la mayoría de los bolsillos. Más aún para aquellos que todavía están en la fase de desarrollo de su proyecto empresarial.

Además de la ubicación, hay que resolver un gran dilema: ¿me sale mejor alquilar una oficina o adquirirla en propiedad?

La respuesta no es sencilla y depende en gran medida de la capacidad económica de cada uno, sus planes de crecimiento, los costes asociados…

Y es que hoy en día existe una solución a estos problemas: el coworking

La mayoría de las empresas españolas tienen 5 empleados o menos (el 83% cuentan con 2 empleados o menos según datos del INE a junio de 2016). Mientras que antes era necesario contar con un espacio propio para trabajar y recibir clientes, hoy el coworking ha venido para quedarse.

¿Qué es el coworking?

El coworking es compartir un espacio de trabajo entre varias personas / empresas.

Existen multitud de empresas que nos facilitan un área de trabajo con todas las comodidades, que de otra forma sería imposible asumir.

Convertimos en un gasto fijo y previsible, los servicios que necesitamos. Los que únicamente usamos de forma esporádica podemos establecerlos como un pago por uso. Si los necesitamos los tenemos a nuestro alcance fácilmente y si no los vamos a utilizar, no los contratamos.

Servicios Cloud

Coworking que es y como funciona.

Pensemos en una empresa que vamos a tomar como modelo de referencia y vamos a ver como es posible pasar de un modelo tradicional de trabajo a una espacio más funcional de colaboración.

Hemos decidido crear una asesoría (da igual la temática) para dar servicio a nuestros clientes.

Inicialmente somos 2 empleados (2 socios), así que contratamos un espacio de coworking en Madrid o Barcelona (o cualquier sitio).

Desde el primer momento, contamos con un área de trabajo en la que desarrollar nuestra actividad.

Estos entornos se suelen caracterizar por ofrecer un ambiente muy moderno y vistoso acorde con las últimas tendencias en cuanto a decoración de oficinas. Podemos recibir a nuestros clientes desde el primer momento. No cabe duda de las ventajas:

• Están ubicadas en zonas de referencia y en ocasiones en edificios o zonas emblemáticas, donde los alquileres son realmente elevados y que si apostásemos por un modelo tradicional, no podríamos asumir.
• Tenemos todo lo necesario para trabajar sin tener que contratar los servicios individualmente: luz, internet y equipamiento y comodidades: aire acondicionado, calefacción…
• Se encargan de la limpieza y mantenimiento de las instalaciones.
• Hay salas de reuniones donde podemos atender a nuestras visitas y que sólo pagaremos si las necesitamos. ¿Merece la pena tener una sala de reuniones habilitada en nuestra oficina para mantener 4 encuentros al mes?
• Acceso a recursos compartidos como impresoras, escáneres… Nos ayuda a reducir las inversiones iniciales en tecnología.
• Tenemos domiciliada nuestra empresa y podemos recibir y enviar la mensajería y el correo.
• Suelen contar con zonas comunes donde los usuarios de las instalaciones pueden relacionarse,

Y muchas más ventajas como puede ser la movilidad. Hoy trabajo aquí y mañana allí. Si crezco o mis clientes cambian o lo que sea, monto mi empresa en cualquier otro espacio de coworking. Y la parte más importante de todas es precisamente el trabajar con otras personas ajenas a nosotros, que pueden complementar nuestro trabajo, aportar nuevos puntos de vista y ayudarnos a tejer un entramado de relaciones en los negocios en la que todos ganan.

Veamos el coworking con ejemplos.

Qué mejor forma de dar servicio a nuestros clientes, que establecer relaciones puntuales con otros profesionales con los que compartimos espacio de trabajo y con los que podemos compartir un proyecto común. Las relaciones entre las distintas actividades económicas sin duda crean sinergias y ayudan a afrontar nuevos proyectos.

Pero hay que volver a la parte operativa y seguimos con nuestra empresa que habíamos tomado como ejemplo.

¿Puede realmente una empresa sobrevivir a esta deslocalización de su puesto de trabajo? No sólo puede, sino que está claro que es el futuro.

Pequeñas empresas que colaboran para sacar proyectos adelante y que comparten objetivos y se complementan buscando el beneficio de su cliente común.

En nuestra asesoría ya hemos visto que se han establecido desde el primer momento y son capaces de recibir a sus clientes en un entorno profesional para el que tendrían que realizar un gran desembolso en caso de hacerlo por su cuenta.

¿Pero y en el día a día? La idea del teletrabajo o mejor dicho, trabajar desde otras ubicaciones, que no trabajar desde casa, sino allí donde te encuentres, es posible gracias a los servicios Cloud.

La oficina deja de ser el centro de referencia para los datos y la actividad de la empresa. Ahora los datos se encuentran en la nube y colaboramos al desarrollo del trabajo sin importar donde estemos o como nos conectemos.

Oficina compartida en la modalidad de coworking

¿Qué se necesita?

Ya que hemos tomado esta empresa como referencia, vamos a ver como puede organizar su trabajo sin importar su ubicación.

En nuestro espacio de coworking, seguramente se ofrezcan servicios de telefonía, pero nosotros queremos ser totalmente independientes, así que vamos a establecer una centralita virtual. A través de Internet vamos a gestionar por completo una centralita que nos va a ofrecer las mismas prestaciones que una centralita telefónica convencional.

Utilizamos funcionalidades que antes sólo estaban al alcance de las grandes empresas, como desvíos de llamadas, contestador automático, operadora virtual, mensaje de bienvenida, música en espera, etc.

Un ejemplo es vPBX de netelip. Con muchas de estas centralitas virtuales ni siquiera es necesario la adquisición de nuevos terminales, usaremos nuestros dispositivos móviles para las nuevas líneas de la empresa. Incluso podemos contratar una línea 902 y asociarla a nuestro nuevo número (aunque recomendamos encarecidamente que no se haga, ¡¡abajo los 902!!)

Ahora que ya podemos realizar llamadas y recibir clientes, vamos a ver que mas herramientas tenemos a nuestro alcance sin que nos condicione la ubicación de nuestro puesto de trabajo.

Documentación

Suite de ofimática y colaboración basada en Cloud: office365

Necesitamos trabajar con diversa documentación y toda empresa antes o después necesita los programas habituales de los paquetes de ofimática.

En lugar de adquirir las versiones tradicionales (omnipresente Office de licencia perpétua) o incluso decantarnos por versiones Open Source como LibreOffice  optamos por Office 365 de Microsoft o G Suite de Google.

Ambas son versiones en la nube e integran servicio de correo y colaboración, editor de textos, hoja de cálculo, presentaciones y un aspecto muy interesante, almacenamiento compartido.

Vamos a crear todo tipo de documentos y consultarlos desde cualquier dispositivo. Compartir información con nuestros colaboradores, partners, asociados y clientes en apenas unos segundos. Sin necesidad de almacenar los datos de forma local e incluso con un histórico de versiones.

Prestaciones que van mucho más allá de los rígidos métodos de trabajo a los que estábamos acostumbrados. Se trata de trabajar con la información que necesitamos allí donde estemos y compartirla con quien necesitamos. Sin perder el control de los datos y con la seguridad de que no se van a perder por una avería de los sistemas.

Gestión comercial

CRM para la gestión de clientes

La actividad comercial de nuestra asesoría es sin duda una de las partes más importantes del negocio. Sin clientes, no hay empresa.

Hay que gestionar las relaciones comerciales y se hace imprescindible un buen CRM (“Customer Relationship Management”). Con esta herramienta hacemos un seguimiento de las propuestas que hemos pasado, las llamadas realizadas y cuales son las próximas acciones a tomar con cada uno de nuestros clientes.

Os recomendamos el software de pipedrive por su estupenda interfaz de usuario y su capacidad de integración con herramientas de terceros.

Lo mejor en todas estas herramientas es probarlas hasta encontrar la que mejor se adapte a nuestras necesidades.

Todas cuentan con versiones de evaluación o incluso en ocasiones, con versiones gratuitas (aunque bastante limitadas) con las que explorar las prestaciones que ofrecen.

Otras opciones interesantes son:

• salesforce
• zoho CRM
• capsule CRM
• Insightly
• y por supuesto la empresa española SumaCRM (os recomendamos pasaros por su blog)

Facturación.

Hay que crear facturas, albaranes, etc. Hacerlo con documentos de excel (o equivalente) puede ser una buena opción de entrada:

fácil de hacer, gestionar y tratar siempre que generemos un número muy reducido de documentos.

Tardaremos poco tiempo en descubrir los problemas de este método:

Para buscar cualquier factura es necesario abrirlos todos, no sabemos cuanto hemos facturado a cada cliente, hacer un seguimiento de cobros pendientes puede ser una locura, etc etc

Es justamente lo contrario a lo que buscamos. Queremos trabajar menos y no perder el tiempo en encontrar soluciones a problemas que ya están resueltos. La variedad en cuanto a programas de facturación y contabilidad es inmensa.

Depende enormemente de que estemos buscando puesto que encontramos desde sencillos sistemas de gestión de cobros y pagos, hasta auténticos ERP que integran todos los departamentos de la empresa.

Para nuestro caso vamos a optar por billage, que lo conocemos bien, porque es el que utilizamos en tecnozero 😉

Sencillo y potente, así que encaja con lo que estamos buscando.

Seguridad.

Si desde nuestros dispositivos móviles o portátiles podemos acceder a toda nuestra empresa, ¿qué sucedería si nos lo roban o lo perdemos? Sino tomamos medidas previas, puede acabar siendo un desastre.

• No sabemos en manos de quién van a terminar nuestros datos, ni que pueden hacer con ellos.
• Se puede ver comprometida información sensible nuestra o de nuestros clientes.
• En el caso de almacenar datos de carácter personal, estaremos obligados a notificarlo a la Agencia de Protección de Datos. En función de la información afectada podemos vernos expuestos a sanciones, problemas legales y/o desprestigio profesional.

Es necesario tomar medidas, así que vamos a:

1. Instalar un Antivirus Gestionado en los portátiles para administrar de forma centralizada cualquier amenaza.
2. Contratar un sistema de “Pasarela de Internet” de tal modo que analice nuestras conexiones y las filtre (del mismo modo que haría un firewall instalado en nuestra red, pero sin el dispositivo)
3. Cifrar el contenido completo de nuestros equipos. Sin nuestra clave de usuario, será imposible acceder a los datos.
4. Cifrar el contenido que compartimos con terceros y utilizar USBs con cifrado por hardware para los datos que “llevamos con nosotros”.
5. Utilizar un sistema MDM (Mobile Devide Management) para administrar los móviles y tablets. Permite el borrado remoto en caso de pérdida del dispositivo, encriptar los datos, etc

Pueden parecer muchas medidas o que es necesario implementar una gran cantidad de programas y tecnologías, pero existen Suites como las de Sophos que integran todos estos productos en una plataforma con gestión centralizada.

Desde tecnozero distribuimos estos y otros productos en formato MSP (“Managed Service Provider”). Al igual que en los ejemplos anteriores, se contrata en función de las necesidades de cada momento.

Programas específicos de cada sector.

En todo negocio existen una serie de programas que dado su alto grado de especialización, no está disponibles como SaaS (software as a service) o necesita instalarse en local o dependiendo de terceros programas…

Ante estas situaciones, ¿nos vemos obligados a volver a los modelos tradicionales de trabajo con servidores instalados en nuestra red? No, en absoluto.

Para estos casos, tenemos IaaS (“Infraestructure as a Service”) o lo que es lo mismo, podemos replicar cualquier tipo de infraestructura directamente en la nube. Los 3 principales proveedores de este tipo de servicios son: Google, Microsoft y Amazon.

En nuestra empresa modelo necesitamos instalar un software específico de consultoría que recibe los datos de nuestros clientes y nos permite almacenarlos y evaluarlos. Dado que es muy específico de nuestro sector, no hay una plataforma que nos ofrezca el servicio directamente a través de un entorno web.

Hasta ahora teníamos que crear una estructura de servidor (con los gastos directos e indirectos que implica).

Ahora podemos contratar un servidor en Azure (la plataforma Cloud de Microsoft) o en Google Cloud Platform (la plataforma Cloud de Google) y ajustarlo al detalle a nuestras necesidades. Si la empresa crece, iremos ampliando los recursos de esta máquina según la demanda. Podemos conectar con esta máquina mediante una conexion vpn y utilizarla exactamente del mismo modo que si estuviese alojada en nuestras instalaciones y beneficiarnos de servicios como la disponibilidad garantizada del 99,9%

¿Qué hemos conseguido?

Hemos visto como una empresa de 2 personas, puede contar con todo tipo de recursos que hasta hace muy poco solo estaban disponibles para organizaciones mucho más grandes y con más recursos.

Pagar únicamente por los recursos que realmente necesitamos nos permite acceder a prestaciones realmente interesantes.

• Hemos implantado una empresa que trabaja en un espacio moderno y eficiente, bien situado y que nos permite relacionarnos con más profesionales de distintos sectores, gracias al coworking.
• Nuestras llamadas se atienden mediante operadoras virtuales, con buzones de voz, desvíos y podemos contratar tantas líneas como necesitemos y todo gestionado por nosotros mismos. Incluso el número de teléfono fijo puede acompañarnos allí donde nos encontremos.
• Creamos y gestionamos la documentación de la empresa desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y en cualquier momento. Podemos compartir la información entre nosotros y nuestros colaboradores. Pero también hacer videoconferencia, editar un mismo documento de forma simultánea, compartir reuniones…
• Organizamos las citas con los clientes gracias al CRM y podemos ver los calendarios, tareas, etc Si mañana llama un cliente tenemos a golpe de clic, todo el histórico de propuestas y acuerdos a los que hemos llegado. Aumentamos la tasa de conversión de las propuestas (desde el primer contacto hasta cerrar la venta) que es uno de los objetivos primordiales de toda empresa.
• Todas las facturas y contabilidad está almacenada en la nube. Podemos crear facturas, albaranes, órdenes de compra, allí donde los necesitemos e incluso compartirlo con nuestra gestoría para que tenga acceso directo ala contabilidad.
• La información se comparte de forma segura y ante cualquier pérdida accidental o robo, nuestros datos estarán seguros. Terceras personas no podrán acceder ni a nuestro smartphone, ni USBs, ni aunque consigan hacerse con el propio portátil.
• Aquellos programas que no están aun implementados en Cloud, podemos instalarlos sobre una infraestructura en un Centro de Datos y acceder como si estuviese en nuestra propia oficina.

Deslocalización y coworking.

Si en un futuro nuestra compañía crece y conseguimos más clientes, en Valencia por ejemplo, será tan sencillo como proporcionar al nuevo empleado el acceso a las herramientas Cloud con las que trabajamos.

Como vemos la deslocalización del trabajador respecto a su puesto de trabajo, es total.

Los servicios necesarios para desarrollar la actividad están donde los necesitamos en cada momento y no vinculados a un espacio físico, donde antes las oficinas se convertían en auténticos lastres en el desarrollo de las empresas.

Ahora es posible colaborar no solo entre personas de distintos territorios, sino incluso aprovechar las ventajas de las diferencias horarias para establecer planes de desarrollo continuo:

Pensemos por ejemplo en una empresa de programación que realiza su trabajo en España y al mismo en Argentina. Se beneficia de compartir el idioma nativo y cuando termina la jornada laboral de un país, empieza la del otro.

¿Hay más?

Mucho más.

Las posibilidades de la nube para aumentar la productividad alcanzan cotas increíbles.

Nos permiten abordar proyectos hasta ahora impensables para las pequeñas empresas. Te ofrecemos un pequeño listado de aquellas aplicaciones a las que merece la pena que eches un vistazo y descubras si pueden adaptarse a lo que estabas buscando. Lo iremos actualizando de forma periódica y como no, también en base a vuestras sugerencias y aportaciones:

• Yesware: averigua que sucede después de enviar un correo (quién lo abre…) y automatiza el envío de mails mediante plantillas.
• Zapier: (integra apps entre sí) si una aplicación hace esto, realiza esta otra tarea. Por ejemplo: cuando reciba un correo en Gmail, copia los adjuntos que trae en mi Dropbox y alértame en mi canal de Slack.

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