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La sincronización de archivos de software empresarial y la colaboración de contenido
La sincronización de archivos en la empresa son aquellas soluciones cloud, on-premise o híbridas, que permiten a los usuarios sincronizar y compartir archivos (tales como documentos, fotos y vídeos) desde los dispositivos móviles y los PC.
Podemos compartir información con nuestros socios y clientes, dentro o fuera de la empresa, y también tener acceso a las aplicaciones.
Estas soluciones deben permitir la búsqueda, recuperación y el acceso a los archivos almacenados en múltiples repositorios de datos (por ejemplo, servidores de archivos o plataformas de gestión de contenidos), desde diferentes dispositivos cliente, y que garanticen la seguridad y el cumplimiento normativo a través de tecnologías Data Loss Prevention (DLP), eDiscovery, Bring Your Own Key (BYOK) y controles de Data Retention.
Con la irrupción de la nube, la movilidad de los usuarios, y la demanda de ser cada vez más productivo, las empresas han ido implantando cada vez más este tipo de soluciones.
¿Cuál será la evolución de este mercado en los próximos años? De acuerdo con Gartner, “Para el 2020, el 80 por ciento de las grandes y medianas empresas en regiones maduras habrán implementado uno o más productos de plataformas de contenido de colaboración (CCP, por sus siglas en inglés), con el fin de implementar una estrategia de colaboración y productividad de contenido”
Plataformas de Contenido de Colaboración 2017
En este nuevo cuadrante, Gartner evalúa a las «Plataformas de Contenido de Colaboración o CCP», (antes llamados «servicios de sincronización e intercambio de archivos empresariales» o SDEs), en función de una serie de características y funcionalidades clave:
- La Movilidad, con aplicaciones nativas para dispositivos móviles, portátiles y de escritorio, así como el apoyo del navegador web; y la integración con las aplicaciones móviles de terceros para la productividad o la gestión.
- La simplicidad y la facilidad de uso con interfaces de usuario modernas e interacciones optimizadas, tales como arrastrar y soltar archivos y presentar a abrir en aplicaciones móviles.
- Manipulación de archivos, incluyendo fácil acceso a los archivos, la sincronización y el intercambio.
- La productividad del usuario, tales como la creación del archivo, edición, anotaciones, el etiquetado y la toma de notas – nativa o mediante la integración con suites de terceros, como Microsoft Office 365 aplicaciones o Google Docs
- La colaboración, como espacio de trabajo en equipo y carpetas, edición de cooperación, el control de cambios, y los comentarios en los archivos y conversaciones.
- Gestión de contenidos, incluida la clasificación de metadatos, búsqueda, políticas de retención, pista de auditoría, detección electrónica y el análisis.
- Flujo de trabajo, incluyendo la automatización de procesos basados en documentos con acciones en archivos de tareas, notificaciones, metadatos y los usuarios y manejo de archivos desencadenadas por eventos específicos.
- Analíticas, incluyendo la recopilación de datos sobre el uso del contenido, relevancia empresarial, las preferencias del usuario, patrones de trabajo, las interacciones sociales y mucho más.
- Seguridad y protección de datos en los dispositivos conectados, en tránsito y en servicios en la nube (o servidores). Incluye protección por contraseña, borrado remoto, cifrado de datos, prevención de pérdida de datos (DLP) y la gestión de recuperación de desastres (DRM).
- El gobierno de datos, incluyendo el control de archivo de acceso, retención y supervisión centralizada de datos de residencia.
- Administración y gestión, incluyendo la integración con identidad estándar de la empresa, gestión de acceso y protocolos de autenticación, informes de rendimiento, y centralizadas herramientas de gestión para la gestión operativa de la plataforma.
- La integración con las empresas en las instalaciones de infraestructura de datos, servidores de la empresa y la nube de servicios; También, el apoyo a la gestión de servicios de contenido de interoperabilidad (CMIS), APIs y herramientas de diseño.
- Almacenamiento, con un poco de uso de un repositorio central de datos, o basado en la nube en las instalaciones, y otros integración con repositorios de terceros existentes. Almacenamiento en la nube puede incluir almacenamiento ilimitado espacio por usuario.
Cuadrante de Gartner CCP 2017
Los proveedores evaluados son Accelion, Axway, Blackberry, Box, Citrix, Ctera, Dropbox, Egnyte, Google, HighQ, Intralinks, Microsoft y Thru.
Veamos cómo han quedado posicionados:
Los Líderes
Los líderes indiscutibles son Microsoft con One Drive (que ocupa el puesto en el lugar más alto en cuanto a la Capacidad de Ejecución), Google, IBM-Box y Dropbox, junto con Citrix, que se ha convertido en un serio oponente.
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