Todas las empresas generan una gran cantidad de documentos en formato electrónico y llega un momento en el que hay que decidir como almacenarlos correctamente.

Cuando sólo hay una persona que accede a la información lo más habitual es guardar los ficheros en diversas carpetas dentro del ordenador. Es habitual que esta persona utilice varios equipos: el ordenador de casa, el portátil, teléfono, tablet… Las posibilidades son muchas y lo mejor sería poder acceder a todos los documentos desde cualquier dispositivo y justo cuando se necesite.

Con frecuencia se recurre a dispositivos USB por su comodidad para llevarlos encima. La capacidad de estos aparatos, ya sean pendrives o discos duros, ha aumentado de forma exponencial.  Pero puede suceder que estos dispositivos se estropeen o lo que es peor se pierdan. Son adecuados para realizar copias de seguridad o traslados puntuales, pero no es la mejor solución para almacenar nuestros documentos.

¿Y si en lugar de un único trabajador hay varios en la empresa?

Pues antes o después necesitarán compartir datos entre ellos e intercambiar información y documentos. Podemos compartir una carpeta y usarla como punto común, de modo que todos puedan guardar los archivos.

Es una solución eficaz, pero ¿qué sucedería si se estropea el disco duro del ordenador que guarda toda la información? Pues que perderíamos todo. Para que esto no suceda lo mejor es recurrir a dispositivos que cuentan con varios discos que permiten tolerancia a fallos, o lo que es lo mismo, si uno de los discos se estropea el sistema es capaz de seguir trabajando. Un ejemplo serían los sistemas con 2 discos en los que la información de uno de ellos se “refleja” en el otro. Si uno de los discos falla el otro sigue trabajando sin que se pierda la información (a este sistema se le denomina técnicamente RAID 1)

En el mercado existen una gran variedad de dispositivos, de todas las gamas de precios y prestaciones. Cabe hacer una mención especial a aquellos que funcionan de forma autónoma en la red. Es decir, no necesitan estar conectados a un ordenador por USB o similar, sino que se conectan directamente a la red de la empresa y pueden compartir su contenido con todos los usuarios. A estos aparatos se les conoce como NAS.

¿Y si necesitamos acceder a los datos desde fuera de la oficina?

Estamos en un cliente y necesitamos ver el documento que terminamos ayer, pero no nos hemos acordado de copiarlo a nuestra memoria USB… Es un caso práctico bastante común y lo deseable sería poder acceder a los datos con independencia de donde estemos.

Este servicio podemos conseguirlo por ejemplo con Google Drive en el que por aproximadamente 3  €/mes tendremos disponibles 20GB de almacenamiento y podemos ampliarlo hasta 16 TB. Es como un disco duro personal, pero accesible desde cualquier dispositivo que tenga conexión a Internet.

¿Y si preferimos usar los datos en un dispositivo interno de la empresa, pero también queremos poder acceder a ellos desde Internet?

Pues hay soluciones para prácticamente todo. Muchos de los modernos dispositivos NAS que hemos visto antes permiten utilizarse para guardar nuestros datos y al mismo tiempo sincronizarse con cuentas de Google Drive. De este modo se pueden aprovechar lo mejor de los dos modos.

¿Y qué más se puede hacer?

Se pueden almacenar los datos en local y hacer copia de seguridad online. Almacenar los datos online y hacer copias en local, hacer copias simultáneas en varios dispositivos, dar acceso a parte de la información a colaboradores externos… Las posibilidades son muchas y se pueden adaptar a la realidad de cada empresa, buscando la mejor opción en función del presupuesto, tamaño y requisitos de cada uno.

 

Fotografía | Freeimages

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